Excel für Gastronomie, Hotellerie und Catering

Die Tabellenkalkulation Excel bietet der Gastronomie sehr viele Möglichkeiten. Nutzen Sie Veranstaltungsabrechnungen, Umsatzübersichten, Inventurlisten, Aushilfenabrechnungen und vieles mehr zur Vereinfachung Ihrer Arbeitsabläufe.

Gerade die Mächtigkeit von Excel verunsichert aber viele Anwender. Aus diesem Grund beginnen die Anleitungen "ganz vorne" mit den grundlegenden Schritten. Anhand praktischer Alltagsbeispiele erlernen Sie Schritt-für-Schritt den Einsatz von Excel. Fortgeschrittene Anwender erstellen umfangreiche Kalkulationen, intelligente Inventurlisten und anschauliche Auswertungen.

Die folgenden Abschnitte stellen den Inhalt von Excel für Gastronomen kurz vor. Alle Anleitungen stehen Ihnen als PDF zum Ausdrucken, speichern und kopieren für Ihren gesamten Betrieb zur Verfügung.

Veranstaltungsabrechnung - Einführung und Formatierung

Programmaufbau - Wo finde ich was?

Als Einsteiger fühlt man sich oft überfordert, wenn man in Excel eine Datei bearbeitet. Fangen Sie also erst einmal ganz langsam an. Dieser Abschnitt beschreibt den Programmstart und den allgemeinen Aufbau von Excel.

Rechnen mit Excel

Sie erstellen eine einfache Abrechnungsübersicht für eine Hochzeit. Dabei sollen alle Gerichte und Getränke zusammengerechnet werden, um den Gesamtpreis zu erhalten.

Zellformatierung - schick soll es ein!

Passen Sie Schriftgröße und -art an. Nutzen Sie farblichen Zellhintergrund und Währungsformate.

Tabellenstruktur - Zellen einfügen und löschen

Geben Sie Ihrer Tabelle mit einfachen Arbeitsschritten eine sinnvolle Struktur.

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Funktionen und Bezüge

Ausfüllfunktion - die intelligente Ecke hilft

Übertragen Sie Formeln einfach und direkt auf andere Zellen. Füllen Sie Wochentage und Datumsangaben automatisch aus.

Summenfunktion und Min, Max & Mittelwert

Anhand einer F&B Übersicht nutzen Sie die beliebte Summenfunktion und addieren beliebig viele Zahlen in einem Arbeitsschritt. Weitere einfache Funktionen erleichtern Ihnen die Auswertung Ihrer Umsätze.

Prozentrechnung - Brutto, Netto, Anteile

Berechnen Sie mit Excel die Umsatzsteuer und Umsatzanteiler verschiedener Abteilungen.

Absolute und relative Bezüge - das Dollarzeichen

Nutzen Sie bei einer Lohnberechnung für Aushilfen das "berühmt, berüchtigte" Dollarzeichen. Dies verhindert, dass sich bestimmte Bezügen verändern.

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Große Tabellen organisieren

Bewegen und Zoom

Erhalten Sie schnell einen Überblick über umfangreiche Tabellen.

Sortierung und Filtern

Legen Sie Ihre gewünschte Reihenfolge der Daten fest. Filtern Sie bestimmte Daten (z. B. alle Umsätze Terrasse) schnell und einfach heraus.

Zellen ein- und ausblenden

Konzentrieren Sie sich auf die aktuell wesentlichen Inhalte. Blenden Sie nicht benötigte Zellen einfach aus.

Suchen und Ersetzen

Ändern Sie in einem Arbeitsschritt den Namen eines Lieferanten in allen Zellen. Finden Sie alle Gerichte mit "Rind".

Seite einrichten, Kopf- und Fußzeilen, Ausdruck

Drucken Sie nur den Teil der Tabelle, den Sie aktuell benötigen. Verschönern Sie das Layout mit Kopf- und Fußzeilen.

Tabellenblattübergreifend rechnen

Verbinden Sie mehrere Excel Tabellen miteinander. Ändert sich in einer Tabelle ein Wert, passen sich auf Nachfrage die anderen Tabellen automatisch an.

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Wenn-Funktion und bedingte Formatierung

Wenn-Funktion - Der Klassiker!

Berechnen Sie Umsatzprovisionen Ihrer Mitarbeiter. Behalten Sie den Mindestbestand Ihrer Lager im Blick. Addieren Sie automatisch alle Bestellwerte eines bestimmten Lieferanten.

Bedingte Formatierung - Excel passt auf

Heben Sie bestimmte Werte in Zellen automatisch hervor. Ist der Wareneinsatz zu hoch? Ab einen bestimmten Prozentsatz werden alle Werte automatisch mit einem roten Zellhintergrund formatiert.

Gültigkeitsprüfung

Legen Sie fest, welche Werte überhaupt nur in eine Zellen eingegeben werden dürfen. Vermeiden Sie direkt Eingabefehler Ihrer Kollegen und Mitarbeiter.

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Diagramme - Analysieren und Präsentieren

Tabellen lassen sich am deutlichsten durch Diagramme darstellen. Die Daten werden dadurch leichter vergleichbar. So können auch große Tabellen für andere leicht verständlich präsentiert werden.

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Fortgeschritten Funktionen

Rechnen mit Uhrzeiten und Datumsangaben

Berechnen Sie Arbeitszeiten auch über Mitternacht hinaus. Auf Wunsch auch mit Zuschlägen. Wandeln Sie Uhrzeiten in dezimale Werte zur Berechnung von Stundenlöhnen um.

SVerweis

Nutzen Sie eine der vielseitigsten Excel Funktionen. Geben Sie eine Artikelnummer ein und Excel gibt automatisch alle Informationen zu diesem Artikel aus. Erstellen Sie automatische Provisionstabellen für Ihre Mitarbeiter.

Konsolidieren - Zusammenführung von Tabellen und Werten

Erstellen Sie automatische Übersichten, die auf mehreren Tabellen basieren.

Teamarbeit - Schreibschutz und Zusammenarbeit

Schützen Sie Formel, Tabellen oder ganze Excel Dateien. Bearbeiten Sie gemeinsam über das Netzwerk Excel Dateien.

Pivot Tabellen - werden Sie Auswertungsmeister

Umfangreiche Umsatztabellen? Auswertungen ganzer Monate und Jahre? Mit Pivot Tabellen kein Problem!

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Dienstplangestaltung mit Excel

Dienstplan mit Excel

"Erstellen Sie uns einen Dienstplan in Excel!" Mit diesem Wunsch ist vor einigen Jahren eine mittelständische Hotelkette an mich herangetreten. Der Dienstplan sollte einfach zu bedienen sein und alle Besonderheiten der Gastronmie/Hotellerie wie Teildienst und Arbeiten an Feiertagen berücksichtigen.

Schnell wurde klar, dass es mit einer Excel Tabelle mit umfangreichen Formeln nicht getan ist. Somit wurde ein eigenes Dienstplanprogramm in Excel programmiert.

Das Programm wird erfolgreich deutschlandweit in unterschiedlichsten Betrieben und Betriebsgrößen eingesetzt. Aus Zeitgründung habe ich Mitte 2014 das komplette Programm inklusive aller Rechte an das Unternehmen Miz-Networx.de übergeben.

Schauen Sie sich das Video zum Programm an und nehmen Sie Kontakt mit Michael Ziegler vom Miz-Networx.de für ein Angebot und weitere Informationen auf. Viel Erfolg!

Im Kapitel "Rechnen mit Zeiten" im Buch Word und Excel für Gastronomen wird eine Arbeitszeitberechnung und Aushilfenabrechnung vorgestellt und die entsprechenden Formeln und Funktionen genau beschrieben. Das Kapitel und die Buch-CD enthalten nicht das oben beschriebene Dienstplanprogramm! Sie können mithilfe der vorgestellten Formeln selber einen Dienstplan entwickeln. Dies empfehle ich Ihnen aber ausdrücklich nicht, da die vielen Besonderheiten und Vorschriften der Gastronomie eine sehr umfangreiche Programmierung erfordern!

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